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Conozca la Ventanilla Única de Atención

Para dar respuesta ágil y rápida a las consultas, quejas o reclamos presentados sobre funcionarios o contratistas y cumpliendo con el decreto que establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental, el Concejo Municipal de Santiago de Cali adoptó con la resolución 0746 de 2008, la creación de la Ventanilla Única.

Siguiendo con lo contemplado por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que contempla que las entidades deben establecer  la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y así tener una mayor eficiencia en términos de productividad, el Concejo resolvió instalar la Ventanilla Única en la Oficina de Archivo y Correspondencia de la Corporación Concejo de Santiago de Cali.

Horario de atención

El horario de atención de la Ventanilla Única será de 8 AM A 12:00 PM y de 2 PM a 5:00 PM de lunes a viernes. Cuando por disposición de la mesa directiva del Concejo Municipal se modifique el horario, éste deberá ser fijado en lugar visible.

Para dar respuesta ágil y rápida a las consultas, quejas o reclamos presentados sobre funcionarios o contratistas y cumpliendo con el decreto que establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental, el Concejo Municipal de Santiago de Cali adoptó con la resolución 0746 de 2008, la creación de la Ventanilla Única.

Siguiendo con lo contemplado por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que contempla que las entidades deben establecer  la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y así tener una mayor eficiencia en términos de productividad, el Concejo resolvió instalar la Ventanilla Única en la Oficina de Archivo y Correspondencia de la Corporación Concejo de Santiago de Cali.

 

Procedimiento para la recepción de documentos

  • Todas las comunicaciones oficiales y demás documentos que lleguen a la Corporación Concejo de Santiago de Cali deberán ingresar por la Ventanilla Única.
  • Las comunicaciones oficiales y demás documentos que ingresen al Concejo Municipal deberán ser revisadas por el servidor público responsable de la Ventanilla Única, quien verificará los anexos, el destinatario, los datos del remitente y dirección donde debe ser enviada la respuesta. Cumplido lo anterior, se procederá a la radicación del mismo.
  • Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar al servidor público competente, quien determinará las acciones a seguir.
  • Cuando los documentos entregados en la Ventanilla Única tengan carácter reservado de conformidad con la Ley, o de confidencialidad, la oficina de archivo y correspondencia comunicará esta situación al destinatario y dejará la anotación en el formato radicador.
  • En caso de advertirse cualquier situación irregular o extraña en el documento o paquete que pueda poner en riesgo la seguridad o integridad de las personas encargadas de la recepción de los documentos, la oficina de archivo y correspondencia comunicará al destinatario tal situación y dará aviso a las autoridades respectivas.
  • El Concejo Municipal podrá adoptar el uso de tecnologías que permitan registrar la imagen de las personas que realizan el proceso de radicación de los documentos, e incorporará un plan de capacitación para los servidores públicos responsables de la Ventanilla Única y de la recepción de documentos.
  • La correspondencia que llegue a la Corporación a título personal citando o no el cargo del funcionario, no generará ningún tipo de trámite.
  • Se exceptúan del ingreso por Ventanilla Única aquellos documentos que por disposición legal o reglamentaria deben ser radicados en la Secretaría General del Concejo Municipal.
  • Los derechos de petición serán remitidos el mismo día de su radicación al servidor público a quien estén dirigidos. Los que estén dirigidos a la presidencia del Concejo se entregarán a la Oficina Jurídica. Los documentos provenientes de las autoridades judiciales serán remitidos el mismo día de su radicación a la Oficina Jurídica del Concejo Municipal. Los demás derechos de petición dirigidos al Concejo Municipal sin especificar servidor público, serán remitidos a la Secretaría General quien definirá el servidor público competente para dar respuesta.
  • La Secretaría General y la Oficina de Archivo y Correspondencia establecerán un registro único de derechos de petición que permita el seguimiento y control a los términos legales para la contestación.

Para Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, se realiza a través de este formulario: 

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dEF3SC1RN1hZYkFadUNBZjNtUjg4d1E6MQ

Mayores informes
Concejo de Santiago de Cali
Oficina de Archivo y Correspondencia
email:archivoycorrespondencia@concejodecali.gov.co

Teléfono: 883 9192
Cali

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Fecha de publicación: 13/01/2009
Última modificación: 16/10/2013


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